Hay múltiples fórmulas para mejorar la comunicación externa en una empresa. Pero el eje sobre el que se deben aplicar es el plan de comunicación. Una reflexión que se centre en la utilización profesional de los canales adecuados y en atender al flujo informativo. Así como a la respuesta que generan las acciones comunicativas de la empresa.
Para ello, es esencial contar con un clipping de prensa profesional. Porque lo que no se mide no se puede mejorar. Con esta perspectiva y un análisis profundo se podrán desarrollar estrategias que ayuden a mejorar la comunicación externa en una empresa.
Qué incluye la comunicación externa
Antes de nada es necesario saber exactamente a qué se refiere el concepto de comunicación externa. Se trata del conjunto de acciones que una empresa envía a los actores y agentes exteriores para comunicar. Incluye a todos ellos: tanto a usuarios, como a clientes y a proveedores. Si es una gran empresa, también puede llegar a incluirse a los inversores.
Y, por supuesto, lo que informa a la sociedad en general para establecer su imagen de marca. La comunicación externa busca generar una opinión pública favorable a sus objetivos.
Por eso, gran parte de las estrategias diseñadas para mejorar la comunicación externa en una empresa tienen el mismo objetivo: se trata de difundir una imagen favorable del negocio. Porque el principal objetivo de la comunicación externa de una marca es dar a conocer su identidad.
Tipos de comunicación externa
La investigadora Annie Bartoli distingue tres tipologías de comunicación externa, recogidas en su obra «Comunicación y organización: la organización comunicante y la comunicación organizada«. Su conocimiento es fundamental para mejorar la comunicación externa en una empresa.
- Comunicación externa operativa. Se trata de la comunicación vinculada con la actividad y desarrollo diario de la compañía. Se produce con todos los públicos de la organización.
- Comunicación externa estratégica. El objetivo de este tipo de comunicación externa es obtener información sobre aspectos estratégicos de la empresa. Tienen que permitir mejorar su posición competitiva. Por ejemplo, la situación de la competencia, novedades legislativas o el estado del mercado.
- Comunicación externa de notoriedad. Esta forma de comunicación externa es la que habitualmente se asocia con el término. Hace referencia al flujo de información, con el que la compañía trata de dar a conocer sus productos y servicios y mejorar su imagen y reputación.
Elementos de un plan de comunicación externa
Un plan diseñado para mejorar la comunicación externa en una empresa debe tener en cuenta múltiples facetas. Tiene que buscar que se estrechen, por ejemplo, las relaciones entre todos los actores de la compañía. Y también entre todas las jerarquías de los trabajadores.
Así, cuando el plan se ejecuta y se consiguen los objetivos, la mejora en la comunicación externa en una empresa es notable. Para ello, un buen plan de comunicación externa debe cuidar los siguientes aspectos:
- Quiénes somos. La identidad empresarial tiene que estar definida de forma clara. Tanto los principios de la compañía como sus objetivos.
- Qué piensan de la empresa. Hay que escuchar. Hay que diseccionar lo que se piensa de la empresa. Todo lo que la sociedad, los clientes, la competencia o los consumidores dicen y piensan de la marca debe tenerse en cuenta para mejorar la comunicación externa en la empresa. Por eso, un exhaustivo seguimiento de noticias con herramientas como Acceso360 es fundamental.
- Qué dice la empresa de sí misma. Se puede diseñar la mejor versión de la propia imagen, la que exactamente se quiere comunicar a los diferentes actores de la marca en el mercado.
- Qué hacemos la empresa. Más allá de la actividad netamente de negocio, de un tiempo a esta parte, se consolida una nueva herramienta estratégica: Se trata de la Responsabilidad Social Corporativa (RSC). Las empresas utilizan la RSC para comunicar su compromiso con la sociedad. La RSC, que normalmente consiste en realizar acciones coordinadas con asociaciones benéficas y ONGs, es una gran herramienta para mejorar la comunicación externa en la empresa. Básicamente porque permite rentabilizar su imagen de forma positiva.
Cómo mejorar la comunicación externa
Con un plan de comunicación bien planteado será, por tanto, posible, identificar técnicas para mejorarla. Eso sí, estas técnicas dependen del canal a través del que se realiza dicha comunicación. Estas son 5 técnicas que ayudarán a mejorar la comunicación en cualquier empresa:
1.- Crear eventos centrados en el mensaje de la marca
Organizar premios y distinciones, jornadas temáticas, sesiones de puertas abiertas, seminarios y conferencias. Todo ello servirá como medio para comunicar lo que la marca quiere lanzar a sus públicos externos.
2.- No te olvides de los medios impresos
La prensa generalista sigue teniendo una gran influencia. Y la prensa regional y local tiene un nivel de penetración sin competencia. Por eso, es importante establecer nexos de unión con los medios locales. Algo que se puede hacer estableciendo canales de comunicación continuos con los periodistas. Pero que también suele requerir una inversión en publicidad, que no sólo debe entenderse como anuncios sino que exige ser creativo. Así, se puede aprovechar la técnica de los branded content para mejorar la comunicación externa en la empresa.
3.- Crea una página web perfecta
Internet combina la potencia de los medios impresos y los medios audiovisuales. El consumo de la web por parte de la sociedad crece cada día más. Hay que tenerlo en cuenta para tener una página web impecable, un blog actualizado, y unas redes sociales que transmitan los mensajes que quieres para mejorar la comunicación externa en la empresa.
4.- Apuesta por mensajes específicos para canales audiovisuales
En muchas ocasiones, las empresas sólo cuentan con un plan de comunicación basado en textos escritos. Definir claramente qué formatos de vídeos, quién va a aparecer o cuáles son los elementos que deben aparecer en la comunicación para televisión o radio es básico para que tu mensaje se expanda de la forma adecuada.
5.- Descubre qué se habla de la empresa y del sector
Parece de perogrullo pero es vital. Si sabes de qué están hablando tus usuarios podrás definir mejor qué mensajes les tienes que hacer llegar. Y aquí radica el potencial de un clipping de prensa como el que puedes conseguir con Acceso360. Conocerás de primera mano qué interesa a tus potenciales clientes.
