Dentro de la comunicación de eventos es tan importante la difusión de noticias sobre la cita como la medición de la respuesta de medios y usuarios. Los gabinetes de comunicación de las empresas tienen a su alcance varias herramientas para llevar a buen puerto sus intereses, siendo el clipping una de las más efectivas.
El seguimiento y análisis del impacto de un acontecimiento puede proporcionarte datos de interés para conocer una manera más concreta cual ha sido su rendimiento real. No sólo en lo referido a asistencia, sino a impacto en medios de comunicación y las conversaciones que ha generado en redes sociales por parte de tus potenciales clientes.
Cosas a tener en cuenta a la hora de organizar un evento
La preparación de un acaecimiento requiere tener siempre a mano una lista en la cual figuren una serie de acciones. Las más esenciales se muestran a continuación:
- Fijar el presupuesto total para el evento. Es importante no salirte de lo establecido en el inicio.
- Definir fecha de celebración, instalación y participantes.
- Encontrar y establecer relación con potenciales colaboradores.
- Detallar el plan de marketing.
Como complemento a estas bases, para que la comunicación de eventos de buenos frutos, hay que tener conocimientos sólidos sobre los siguientes factores:
- Promoción del evento y de las actividades relacionadas.
- Los canales adecuados para la campaña de comunicación.
- Conocer el tipo de cliente al que le puede interesar y las vías y mensajes para llegar a él.
Beneficios del clipping en la comunicación de eventos
El también conocido como media monitoring te proporciona información de gran utilidad para organizar un evento y comprobar el impacto de todas las acciones de comunicación y marketing que hayas o vayas a llevar a cabo. Asimismo, pone a tu alcance su repercusión mediática y social antes, durante y después de su celebración.
El seguimiento de medios permite compilar los datos que se están generando en relación al evento desde el primer momento. Esto significa que el trabajo arranca en la primera nota de prensa que se envía a los medios de comunicación. Luego, el foco también se pone sobre ruedas de prensa, el mismo acto que has organizado y las reacciones posteriores de asistentes y medios.
El monitoreo no sólo aporta datos, también interpretaciones de lo recopilado. Incluso puede medirse el impacto económico de cada acción de comunicación, así como su relevancia dentro de un nicho de mercado específico. Pero, por norma general, la información más valiosa que te ofrece el clipping es la siguiente:
- Conocer los medios donde el evento, tu marca y tus notas de prensa han tenido más presencia.
- Comprobar si la estrategia de publicidad ha sido la idónea.
- Saber si la fecha para la celebración ha sido la ideal. Incluso, si los invitados y el lugar escogido han sido los mejores.
- Cuáles han sido los canales que más eco se han hecho del evento.
- Comparar con citas anteriores y saber si el impacto ha sido mayor o menor. Igualmente, si la recepción e impacto ha sido negativo o positivo.
Pautas para realizar una óptima monitorización
El seguimiento de tus actuaciones dentro de la comunicación de eventos consta de tres apartados básicos:
1.- Incluir el mayor número de medios de comunicación posible
Es vital tener un control sobre todo lo que se publica sobre tu evento en los medios. Hay que poner el foco sobre todo en los nombres relevantes de tu sector, pero sin dejar de lado los más generalistas. No te olvides de aquellos que tus potenciales asistentes suelen consultar.
2.- Seguimiento constante desde el primer día hasta finalizar el evento
Desde que comienzas a preparar el acontecimiento, hasta que envías la última nota de prensa, el monitoreo de medios ha de ser intenso. Eso sí, el final del evento no significa el final del seguimiento de noticias, puesto que todavía queda mucho por analizar. El impacto de dicha cita en tu nicho de mercado, por ejemplo. O las conversaciones sobre ella en las redes sociales.
Un análisis exhaustivo y prolongado durante el tiempo te permitirá medir la repercusión de un modo más acertado. Del mismo modo, poder comparar con eventos similares celebrados por tu marca con anterioridad es importante. Asimismo, es recomendable concretar la visibilidad de tu empresa en el mercado antes de comenzar a preparar el evento para una futura comparativa.
Un aspecto a recalcar es el almacenamiento cronológico de toda pieza sobre el evento y tu corporación. Así, podrás ver su evolución durante las semanas o meses que dure lo que estás organizando.
3.- Análisis de la información recogida
Con todos los datos compilados y ordenados en función de su orden de aparición en medios, queda un paso clave: analizarla e interpretarla. Al llevarlo a cabo, hay que sacar la información que servirá de base para futuros eventos y acciones de marketing para tu empresa.
Por ejemplo, una escasa presencia evidenciará una mala campaña de publicidad. La poca repercusión, incluso en medios de tu sector, será indicativo de que, quizás, la temática escogida no ha calado entre los potenciales asistentes.
El clipping de prensa puede ser la clave que permita a tu marca ser una autoridad dentro de su ámbito de acción. Pero para ello necesitas una herramienta que te ayude a gestionarlo de manera adecuada. Acceso360 cuenta con casi 30 años de experiencia ayudando a marcas de todo tipo a generar sus clippings. ¿Hablamos?
