La matriz de stakeholders es una herramienta clave para identificar, analizar y gestionar a las partes interesadas en cualquier proyecto empresarial. Utilizar esta matriz te permite comprender el papel e influencia de cada stakeholder, mejorando la toma de decisiones y fortaleciendo la relación con ellos. En esta guía, aprenderás cómo crear y gestionar una matriz de stakeholders eficaz para alcanzar el éxito en tus proyectos.
¿Qué es la matriz de stakeholders y por qué es importante?
La matriz de stakeholders de una empresa es una representación visual que organiza a las partes interesadas (stakeholders) según su relevancia e influencia en el proyecto o la empresa. Es crucial para identificar a las personas o grupos que pueden afectar el resultado de un proyecto y gestionar sus necesidades de manera efectiva.
Diferencia entre stakeholders y shareholders: Un error común es confundir stakeholders (partes interesadas) con shareholders (accionistas). Los accionistas tienen una inversión financiera en la empresa, pero no siempre participan activamente en todos los procesos. Los stakeholders, en cambio, tienen un interés directo en el éxito de un proyecto y pueden influir significativamente en su desarrollo.
Usos comunes de la matriz de stakeholders
La matriz de stakeholders se aplica en diferentes escenarios empresariales. A continuación, algunos casos clave:
- Desarrollo de nuevos productos: Identificar a los stakeholders relevantes es esencial para asegurar una alineación en la creación y lanzamiento del producto.
- Gestión de proyectos: Al iniciar un proyecto, considera a stakeholders internos y externos como el CEO, directores, desarrolladores y proveedores.
- Entrada a nuevos mercados: Al expandirse a un nicho desconocido, es crucial evaluar y gestionar a los stakeholders clave, tanto los ya existentes como los nuevos.
Pasos para elaborar una matriz de stakeholders
Para construir una matriz de stakeholders efectiva, sigue estos pasos detallados:
1. Identificación de los stakeholders
Una identificación precisa de los stakeholders es fundamental. Puedes emplear varias estrategias:
- Listas de stakeholders conocidos: Usa bases de datos de proyectos previos.
- Análisis de proyectos anteriores: Observa experiencias previas para descubrir stakeholders relevantes.
- Brainstorming y directorios profesionales: Aprovecha las ideas del equipo y recursos externos para no pasar por alto a ninguna parte interesada clave.
Tip: Cuantas más fuentes utilices, más completa será tu identificación. Considera los datos disponibles y asigna recursos para completar esta fase.
2. Análisis de los stakeholders
Luego de identificar a tus stakeholders, analiza su nivel de influencia e interés. Esto es clave para definir cómo involucrarlos en tu proyecto. Una herramienta útil para este paso es la Matriz de Mendelow, que clasifica a los stakeholders según su poder y grado de interés.
- Stakeholders con alto poder e interés: Necesitan un monitoreo constante.
- Stakeholders con alto poder y bajo interés: Mantén comunicación regular, sin abrumarlos.
3. Planificación y gestión de la relación con stakeholders
Para una gestión eficaz de los stakeholders, es necesario un plan de comunicación que garantice su participación y compromiso. Puedes organizar entrevistas, reuniones de trabajo o talleres para ajustar la estrategia a las necesidades específicas de cada stakeholder.
Elementos del plan de gestión de stakeholders:
- Frecuencia de comunicación
- Responsables de cada comunicación
- Canales y métodos de contacto
Pro tip: Haz un cuadro y una jerarquía de comunicación para mostrar cuándo reunirse con determinadas partes interesadas, su método de comunicación preferido y su información de contacto.
4. Trabajar el engagement con los stakeholders
El engagement es fundamental para el éxito de tu proyecto. Diseña un plan de comunicación que considere los intereses de los stakeholders y mantén su apoyo a lo largo del proyecto. Algunas ideas:
- Segmentación de mensajes: Personaliza la comunicación según el nivel de influencia de cada stakeholder.
- Mecanismos de feedback: Incluye métodos para recibir retroalimentación y adaptar la estrategia según las necesidades.
Estrategias de comunicación
La comunicación con los stakeholders permite evaluar objetivos, establecer mejores plazos y mejorar la eficiencia de cualquier proyecto. Te compartimos algunos consejos para que se realice de la manera más fluida posible.
1. Sé transparente
Si quieres que las partes interesadas contribuyan lo máximo posible, intenta ser transparente en todos los aspectos del proyecto para generar confianza.
2. Mantén a las partes interesadas informadas
Brinda actualizaciones periódicas para garantizar que todos estén al tanto del proceso del proyecto y de cualquier cambio importante.
3. Documenta tu comunicación
Es útil tener un registro de toda la comunicación entre las diferentes partes interesadas, lo que permitirá encontrar y consultar decisiones y actualizaciones.
4. Permíteles establecer las fechas de reunión
Si es posible, permite que las partes interesadas programen los horarios y los tipos de reuniones que mejor les convengan. Tener cierta flexibilidad puede ayudar a construir relaciones más sólidas.
Monitorización y seguimiento: Clave del éxito
Supervisar el avance de la matriz de stakeholders es fundamental. Ajusta la estrategia conforme a las respuestas y el impacto de cada stakeholder para optimizar los resultados. Existen herramientas como Acceso360 que te permiten realizar un monitoreo efectivo y medir la influencia de cada parte interesada en tiempo real.
