Una agencia de comunicación se dedica a ayudar a los departamentos de comunicación de las compañías en su trabajo diario como el desarrollo y ejecución de campañas, la relación con medios de comunicación, la elaboración de notas de prensa, o el seguimiento de medios.
En este punto, hemos querido conocer la opinión de expertos del sector sobre la importancia de el clipping para una agencia de comunicación y cómo se gestiona cuando se tiene una cartera de clientes.
Por qué es importante el seguimiento de medios en una agencia
Cristina Gispert, Directora Lifestyle de Globally Group nos ha contado lo siguiente:
«El seguimiento de medios es importante porque el día a día a nosotros nos come. Es una gran ayuda y una herramienta muy útil para nosotros de cara a los clientes.».
Para Cristina, las alertas son un punto a favor a la hora de contratar una herramienta de clipping, ya que para ella «es fundamental porque a primera hora, o incluso dependiendo del acuerdo, recibimos todas las noticias. Con Desigual hemos tenido las alertas por la mañana, por la tarde y a mediodía. La inmediatez es vital, y más ahora en el mundo de la comunicación«.
Pedro Tortosa, Director PR Digital de Coonic afirma que gracias al clipping pueden valorar los resultados obtenidos en cada proyecto. «Los datos de audiencia, de VPE, son la nota final que nos ponemos o que nos ponen los medios de cara a nuestros clientes. Cuando hacemos cualquier proyecto de comunicación, ya sea tradicional o digital, esta es la forma de valorarlo».
Pedro hace hincapié en la necesidad de demostrar el trabajo realizado con números, ya que es la forma de ver cómo ha funcionado realmente el proyecto. «Hay que trabajar mucho. Pero si luego eso no tiene retorno en medios, en redes sociales, al final el valor que tiene no es el mismo».
Por eso, continúa Pedro, es una necesidad contar con una buena herramienta de seguimiento que te suministre toda la información que ha aparecido sobre determinada comunicación que se ha hecho de la empresa. «Es lo que te permite subir del notable al sobresaliente. De un suspenso a que al final, si has conseguido retorno, si has salido en medios importantes, optes a un aprobado».
Nuestra experta en agencias, Pía Vázquez, sostiene que una agencia de comunicación aporta mucho valor a una compañía si tiene una visión adecuada de la comunicación y sabe cómo debe adaptarla a cada uno de sus clientes, teniendo en cuenta los cambios y tendencias que está sufriendo este sector.
«Su principal objetivo es posicionar la presencia de su cliente en los diferentes soportes: prensa, radio, televisión, medios online y redes sociales, y desarrollar estrategias de comunicación para fomentar el valor y credibilidad de la marca. Para ello es esencial que la agencia tenga conocimiento de qué se dice, quién y cómo«.
Cómo es la manera idónea de gestionar el clipping con clientes
Para Cristina, la mejor forma de gestionar el seguimiento de medios cuando se tiene una gran cartera de clientes es «contratando una buena agencia de seguimiento. Marcando muy claro los parámetros que tienen que seguir. Es que una empresa de seguimiento es fundamental para nuestro trabajo, además ahora que está todo digitalizado».
Y es que, como recuerda Cristina, no hace muchos años el trabajo se hacía de otra manera, con escáner, fotocopia y fax. La evolución del clipping ha ayudado a que las empresas puedan contar con herramientas cada vez más usables, fáciles y rápidas.
Pedro afirma que la gran mayoría de los clientes piden tener un seguimiento de medios. «Incluso clientes que por falta de presupuesto o porque no lo valoran-esto nos pasa con clientes internacionales- entienden que esto es un más que tiene que tener la agencia».
Y cuando Pedro hace referencia a la gran mayoría, nos aclara que «la gran mayoría, por no decirte el 100%, cuenta con un tipo de seguimiento para ofrecer al cliente esa nota final«.
En una agencia de comunicación, uno de los factores que hay que tener en cuenta es la coordinación y la rapidez para poder atender a todos los clientes y estar siempre enterado de lo que ocurre.
Por eso, Pedro comenta que suele contar con un partner de seguimiento de medios más o menos fijo con el que tener un número determinado de seguimientos. «No solo porque se consiga abaratar el precio, sino porque cada herramienta de clipping tiene su propia idiosincrasia y son diferentes unas de otras».
«Si tienes tres o cuatro herramientas distintas es un caos -continua Pedro- y cuando alguien tiene que hacer seguimiento y darle valor a esos datos que se recogen… Si tienes una herramienta que todo el mundo en la agencia la conoce pues es mucho más sencillo«.
Para Pedro, en definitiva, una herramienta de clipping es la mejor forma de gestionar el día a día del cliente. «El seguimiento se entiende como algo fácil pero no lo es. Esos datos hay que interpretarlos, buscar términos claves… Y requiere también una serie de recursos por parte de la agencia».
Pía comprende perfectamente esta situación y se reafirma en la frase de Pedro. «No hay mejor manera de tener este conocimiento si no es a través de un servicio de seguimiento de medios. A través de este servicio la agencia no solo estará informada en tiempo real de cualquier mención de su cliente sino que, a su vez, esta información puede ayudarle a detectar oportunidades a medio plazo, conocer en qué medio tiene más presencia su cliente, etc.»
De hecho, con una buena herramienta de clipping puedes llegar a conocer el autor de los mensajes que hablan de tu marca. «sea periodista o influencer, escriba o hable y de qué manera se puede acercar la marca a contactar con él y establecer una oportunidad».
A la pregunta de cuándo es necesario contar con un servicio de seguimiento de medios, Pía niega con la cabeza. «La agencia no debería disponer de este servicio solo cuando realiza cualquier acción de comunicación como eventos, envíos de nota de prensa, etc… Todo lo contrario, si tu cliente no tiene presencia en los medios de forma diaria pero su competencia sí, o si quiere conocer qué está pasando en el sector para mejorar su toma de decisiones, es necesaria«.
Y también es indispensable cuando se realice alguna acción de comunicación, para «conocer si los medios publican, hablan o mencionan a la marca…Sin olvidar que, a su vez se convertirá en una herramienta de reporting y retorno económico«.
